浅谈文书档案归案范围和保管期限调整后的
企业文书档案管理
张 静
（陕西龙门钢铁有限责任公司档案室 陕西 韩城 715405）
摘 要：在国家档案局第8号令颁布后，如何进一步管理好企业文书档案？本文先仔细分析新旧“规定”的异同，然后针对企业特点，提出了几点具体措施。
关键词：档案管理 文书档案 归档范围 保管期限
Archives in the justice of the scope and duration of the adjusted enterprise storage File Management
Zhang Jing
(Shaanxi Longmen Iron & Steel Croup,Inc Shaanxi Hancheng 715405)
Abstract: Decree No. 8 in the National Archives after the enactment of corporate documents on how to further manage files? This first detailed analysis of old and new "rule" of the similarities and differences, and for enterprises, we proposed several specific measures.
Keywords: File management;word files;archive areas;storage period
国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是我国档案业务建设的重大改革，也是国家为了加强档案馆馆藏资源建设的重要举措，这项规定的实施对我国档案事业的发展必将产生重大的影响。如何贯彻执行好这一新规定，作为一名基层企业的档案管理人员，就文书档案归档范围和保管期限调整后，如何管理好企业文书档案谈一些看法。
判断文书材料是否属于归档范围，确定归档文书档案的保管期限是整理工作的最基本的环节，企业档案管理人员要执行好新“规定”首先要仔细比较旧文件材料归档范围和保管期限的有关规定，找出异同，仔细分析。
第一，新旧“规定”在形式上有所不同，新“规定”在旧“规定”的基础上进行了高度概括，更精练易记。旧“规定”是1987年国家档案局修订1983年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》。十几年来，档案工作部门一直执行着这几个业务文件，而新“规定”是将机关文件材料归档范围和文书档案保管合并成一个文件，这既减少了文件数量，也符合在归档时一并考虑保管期限的工作规律，主旨突出，互为补充，而且新“规定”正文由分点式改为条款式，表述简洁，主题突出，便于各基层档案工作者领会、识记。
第二，新旧“规定”在内容上有所不同，新“规定”更科学更便于鉴定。旧“规定”将文书的保管期限划分为“永久”、“长期”、“短期”。而新“规定”将文书的保管期限修改为“永久”、“定期”，定期中再实行标时制，分为30年和10年两种，虽然从实质上看保管期限仍分三个档次，但永久保管期限之后的保管期限的上限从50年降为30年，从15年降为10年，这意味着档案在档案室的保管时间缩短，使档案的库房资源得到了很好的利用；同时，改变1-15年、16-50年的上下限划分法，减少模糊判断，便于鉴定处置。
第三，新旧“规定”在范围上有所不同，新“规定”是在旧“规定”基础上的补充和完善，比旧“规定”更全面，更符合档案事业的发展。归档使文件材料的基本属性发生变化，使其具有档案的属性和使命，只有建立科学的归档制度，明确相对准确的归档范围，保证归档范围的宽窄适度，才能确保档案保管单位的质量。新修订的“机关文件材料的归档范围”增加了对电子文件元数据、背景信息等的归档要求，增加了反映重大活动的文件归档要求，充实了行政管理、执法、纪律检查、资产管理、产权关系和维护国家、企业、公民权益等方面的凭证性文件材料归档要求，体现了与时俱进的改革精神。新“规定”提升了本级、本机关文件的保管期限，对联合办会、办文分“主办”、“协办”，确定不同的保管期限，突出了立档单位的主体地位，有利于合理配置国家档案资源，解决文件材料重复归档问题，新“规定”中作为“附件”的《文书档案保管期限表》具体化了每一类文件材料的保管期限，操作性强，便于文件归档和鉴定。
其次，企业文书档案管理人员要在熟悉掌握修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的基础上从以下几个方面严格执行此“规定”。
第一，针对企业自身特点，档案管理部门要对各二级单位
档案收集人员进行有关“新规定”的宣传和培训，具体指导其业务工作，使基层档案管理人员进一步了解新“规定”，熟悉新旧“规定”的异同，充分认识新“规定”的进步意义，尊重和维护它在档案工作中的行政规章地位，从源头上明确工作方向，贯彻执行新“规定”。
第二，企业档案管理人员要根据企业特点，制定出更加具体
的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，增强针对性，推进新“规定”的贯彻执行。国家档案局第八号令的发布针对的是全国档案管理部门，如果各部门都用此标准来管理各类档案就难以达到最佳效果。因此，要管理好档案，企业档案管理人员就必须在学习研究新“规定”的基础上，结合本单位的工作实际，与有关上级单位共同协商，制定出自己专用的、具体的档案归档范围和保管期限表。
第三，企业档案管理人员要注重学习，深入思考，在实践中不断提高认识水平，准确掌握文件材料归档范围和保管期限的方法。目前，许多企业档案管理人员都缺少进一步学习业务、与同行交流，致使思想观念和工作方法还比较传统守旧，使档案室退化成了资料存放的库房，导致档案资源开发工作停滞不前，要改变这一不利局面，企业档案管理人员就要提高职业修养，不断加强学习，在企业内部开展档案宣传和培训工作，利用收集、归档、整理的时机帮助所属二级档案机构加强业务指导、人员培训和学习，共同理解和准确执行新“规定”，。
第四，企业档案管理人员还要有创新意识，开拓进取，不断提升业务能力，仔细研究《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，充分利用本企业档案库藏，深度开发自己企业的文书档案资源，积极钻研，提供深层次、高质量的档案信息，充分发挥档案管理工作的作用，为企业发展提供更优质的服务。
